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Datenpflege

Datenmanagement und Datensicherheit

Ihre (Unternehmens-)Daten enthalten Wissen und Kapital. Datenmanagement sind alle Massnahmen und Verfahren zur «Behandlung der Ressource Daten» mit dem Ziel, den maximalen Nutzen in den laufenden Betrieb und die Geschäftsprozesse einzubringen.

Das Infacom Datenmanagement beinhaltet organisatorische und/oder technische Massnahmen, verbunden mit der entsprechenden Beratung. In Frage kommen relevante, elektronisch oder schriftlich festgehaltene Informationen des Kunden.

Im Zentrum steht der Nutzen der mit dem Datenmanagement erzielt bzw. der
mögliche Schaden der mittels Datenmanagement vermieden werden kann. Bei Bedarf bzw. auf Wunsch werden die Prozesse und Betriebsabläufe einbezogen und mittels Systemintegration umgesetzt. Optional kann eine Projektsteuerung erfolgen.

Nutzen und Vorteile (Beispiele)

• Datensicherung und Historisierung mit Möglichkeit zur Wiederherstellung.
• Datenwiederherstellungs-Test in der Praxis (Prüfung der Datensicherung).
• Daten-Archivierung mit Abgrenzung zu aktuellen Daten.
• Datenanalyse als strukturierte Bestandesaufnahme => Handlungsbedarf?
• Steigerung der Produktivität und Sicherung des Fortbestandes des Unternehmens.
• Fernzugriff auf die Originaldaten anstelle von unkontrollierten Datenkopien.
• Organisation, Strukturierung, und Bereinigung der Daten.
• Löschen von Doubletten (kopierte Originaldaten) und obsoleten Daten.
• Handling von unstrukturierten Daten (Word, Excel, Bilder usw).
• Verständnis und Anwendung eines Daten-Lebenszyklus.
• Suchhilfen und Indexierung zum Verwenden und Bewirtschaften der Daten.
• Automation der Datenverarbeitung mit elektronischen Hilfsmitteln.

Abhängig von der Unternehmensgrösse, Ausgangslage und Datenqualität sind Art und Umfang des Vorgehens unterschiedlich. Nutzen Sie Ihre Daten bzw. «all Ihr Wissen und Kapital» bereits optimal? Wir stehen Ihnen für ein Gespräch zur Verfügung.

Datenpflege

Damit Sie möglichst grossen Nutzen aus Ihren Daten ziehen, müssen diese sowohl in geeigneter Form und Qualität als auch unterbruchsfrei und zeitnah zur Verfügung stehen. Datenpflege - als Teil des Datenmanagement - sind alle fortlaufenden Massnamen, um den Nutzwert von Daten zu erhalten bzw. herbeizuführen. Oft genügen schon relativ einfache Datenpflege-Massnahmen:

• Aktualisierung des Dateninhalts: Zum Beispiel aktuelle Kundenadressen mit «neuen Mitarbeitern» oder «Adressen nach dem Umzug».
• Bereinigung der Datenstruktur: Zum Beispiel die korrekte Folge «Firma, Anrede, Vorname,  Nachname, ...».
• Verknüpfung abhängiger Daten: Zum Beispiel zeigt ein Mausklick auf die Firma des Kunden «alle Mitarbeiter und ihre Funktion».
• Historisierung der Daten: Zum Beispiel zeigen ein paar Mausklicks die Kunden-adressen «vor einem Monat oder vor einem Jahr» (ohne Beizug des IT-Supports).
• Pflege der Datenträger und Systeme: Zum Beispiel eine «periodische Prüfung und Reparatur des Dateisystems» oder ein «periodischer AntiViren-Scan».

Datenqualität und Lebenszyklus

Erfahrungsgemäss liegt das Augenmerk nicht selten mehr bei der «Datenverarbeitung mit technischen Mitteln» und weniger auf «Massnahmen zur Verbesserung der Datenqualität der Dateninhalte». Manchmal zu Unrecht. Eine schlechte Datenqualität bleibt bei der Weiterverarbeitung erhalten und führt zu Fehlern und Kosten. Umgekehrt führt eine gute Datenqualität bei allen nachfolgenden Prozessen zu mehr Produktivität.

Datenstrukturen

Schätzungen gehen davon aus, dass heute bereits über 80 Prozent der Unternehmens-informationen als «unstrukturierte Daten» vorliegen, Tendenz steigend: Dies sind zum Beispiel E-Mails, Word Dokumente, Excel-Tabellen, Powerpoint-Grafiken oder JPG-Bilder (im Gegensatz zu strukturierten Daten in Datenbanken). Mit Hilfe von Datenmanage-ment und Datenpflege können Sie auch solche Daten besser organisieren und nutzen.

Angebote

Haben Sie gewusst, dass Ihre bestehende Infrastruktur meist schon vieles kann, ohne dass Sie es wissen? Oder dass ihre bestehende Infrastruktur «das bald kann» oder Ihre Betriebsabläufe «das bald können», wenn wir «denen» das beibringen?

Haben Sie gewusst, dass die Infacom Sie bei der Datenpflege unterstützen und eine periodische Überprüfung der Datenqualität vornehmen kann? Bitte kontaktieren Sie uns bei Bedarf.